La notaria de Alicante explica una de las funciones menos conocidas del notariado: las actas de presencia, que permiten documentar hechos relacionados con comunicaciones electrónicas, archivos informáticos y páginas web.
María Cristina Clemente explica por qué Juan Vivas acudió a un notario para dejar constancia de sus llamadas a Moncloa
La decisión de Juan Vivas, presidente de la Ciudad Autónoma de Ceuta, de acudir a un notario para dejar constancia de determinadas llamadas al Palacio de la Moncloa ha despertado interés sobre una función notarial que muchas personas desconocen.
A raíz de este episodio, el diario MARCA ha recogido las explicaciones de María Cristina Clemente Buendía, notaria de Alicante, sobre la posibilidad de utilizar las actas notariales para documentar determinados hechos, incluidos aquellos que se producen en el entorno digital.
Aunque habitualmente se relaciona la actividad notarial con la compraventa de viviendas, los testamentos, las herencias o los poderes, los notarios también pueden levantar actas para dejar constancia de hechos que perciben y comprueban directamente.
Esta función resulta especialmente relevante en una sociedad en la que buena parte de las comunicaciones, operaciones y relaciones personales o profesionales se desarrollan a través de dispositivos electrónicos.
¿Por qué acudió Juan Vivas a un notario?
Según la información publicada por MARCA, el presidente de Ceuta, Juan Vivas, acudió a un notario con el objetivo de documentar un registro de llamadas relacionadas con sus comunicaciones con el Palacio de la Moncloa.
La actuación se produjo en el contexto de un procedimiento judicial y de las discrepancias existentes sobre los avisos que, según la información periodística, se habrían realizado desde el Gobierno de Ceuta.
El propósito de la intervención notarial era dejar constancia documental de determinados registros de comunicaciones, de manera que pudieran aportarse al procedimiento correspondiente.
Más allá de las circunstancias políticas del caso, la noticia permite explicar una cuestión jurídica de interés general: ¿qué puede acreditar un notario cuando examina un teléfono móvil, un archivo informático o una comunicación electrónica?
María Cristina Clemente: los notarios también levantan actas de hechos informáticos
María Cristina Clemente Buendía ha aprovechado este caso para recordar que las funciones notariales van mucho más allá de la autorización de escrituras públicas.
Como explica la notaria, los notarios son funcionarios públicos y, entre sus competencias, se encuentra la posibilidad de levantar actas para dejar constancia de determinados hechos.
Una de las modalidades utilizadas para ello son las actas de presencia, mediante las cuales el notario documenta hechos o circunstancias que presencia o percibe directamente.
Estas actas pueden resultar útiles para recoger determinadas evidencias relacionadas con:
Registros de llamadas que aparecen en dispositivos electrónicos.
Mensajes y comunicaciones digitales.
Archivos informáticos y documentos electrónicos.
Contenido visible en páginas web.
Información mostrada en determinadas aplicaciones o plataformas digitales.
La finalidad es dejar constancia de aquello que el notario puede comprobar en un momento determinado, dentro de los límites de su intervención.
¿Qué es un acta notarial de presencia?
Un acta notarial de presencia es un instrumento público mediante el cual un notario documenta hechos que presencia o percibe directamente, conforme a la legislación notarial.
A diferencia de una escritura pública, que habitualmente recoge declaraciones de voluntad y negocios jurídicos, el acta de presencia tiene una finalidad principalmente constatadora.
Por ejemplo, una persona puede necesitar documentar que en una fecha determinada una página web mostraba cierto contenido o que en un dispositivo aparecía un registro concreto de comunicaciones.
En estos casos, el notario puede describir los hechos que comprueba, las circunstancias de su intervención y, cuando proceda, incorporar documentación relacionada con lo observado.
El acta aporta fe pública respecto de los hechos directamente percibidos por el notario, pero no convierte automáticamente en verdadera cualquier afirmación que aparezca en una pantalla o documento.
Esta diferencia es fundamental para comprender su alcance jurídico.
¿Se pueden documentar llamadas telefónicas ante notario?
Sí, es posible solicitar una actuación notarial para dejar constancia de determinados datos que aparecen en un dispositivo o registro de comunicaciones.
Por ejemplo, un acta puede recoger que en un teléfono móvil se muestran determinadas llamadas, con sus fechas, horas y otros datos visibles.
Sin embargo, es importante distinguir entre documentar la existencia de un registro y acreditar todo lo que ocurrió durante una comunicación.
La visualización de una llamada en un dispositivo no demuestra necesariamente, por sí sola, quién utilizó efectivamente el teléfono, cuál fue el contenido de la conversación o si la comunicación llegó a producirse en los términos que se alegan.
El alcance de la constatación dependerá de los hechos examinados y de las comprobaciones realizadas.
Esta precisión resulta especialmente importante cuando el acta se pretende aportar como prueba en un procedimiento judicial.
Actas notariales de WhatsApp, correos electrónicos y páginas web
La utilidad de las actas de presencia no se limita a los registros telefónicos.
En determinadas circunstancias también pueden utilizarse para documentar información digital que podría desaparecer, modificarse o resultar difícil de acreditar posteriormente.
Mensajes de WhatsApp y comunicaciones electrónicas
Cuando existe una conversación electrónica relevante para un conflicto, puede resultar conveniente consultar si es posible documentar notarialmente determinados mensajes o circunstancias visibles en el dispositivo.
El notario determinará qué comprobaciones puede realizar y qué extremos pueden quedar reflejados en el acta.
Contenido de páginas web
Una página web puede modificarse o eliminar contenidos en cualquier momento.
Por eso, en determinadas situaciones puede ser útil solicitar un acta que documente el contenido visible de una página en una fecha concreta.
Este tipo de actuaciones puede tener interés en controversias comerciales, publicaciones digitales o conflictos relacionados con información difundida por internet.
Archivos y documentos informáticos
También pueden plantearse actuaciones relacionadas con archivos electrónicos, siempre que sea posible efectuar las comprobaciones pertinentes y respetar los límites legales de la función notarial.
En todos estos supuestos, la intervención del notario debe adaptarse a las características de los hechos que se pretende documentar.
¿Tiene validez como prueba un acta notarial de hechos informáticos?
Las actas notariales son documentos públicos y pueden aportarse como prueba en los procedimientos judiciales correspondientes.
Ahora bien, su eficacia probatoria debe entenderse correctamente.
El acta permite acreditar, con el alcance legal propio de la fe pública notarial, determinados hechos que el notario haya presenciado o comprobado.
No significa que el notario certifique necesariamente la autenticidad técnica de todos los datos que aparecen en un dispositivo ni que pueda verificar cualquier circunstancia que no haya percibido directamente.
Tampoco sustituye, cuando resulte necesaria, una prueba pericial informática.
Por ejemplo, en un procedimiento judicial puede ser relevante tanto el acta que documenta lo observado como un análisis técnico adicional sobre el origen, integridad o autenticidad de determinados archivos.
Será el órgano judicial quien valore las pruebas aportadas conforme a las reglas procesales aplicables.
Una función notarial cada vez más útil en el entorno digital
El caso de Juan Vivas pone de relieve una realidad que afecta tanto a particulares como a empresas: una parte creciente de los hechos que pueden tener relevancia jurídica se produce en medios electrónicos.
Mensajes, registros de llamadas, páginas web, publicaciones y documentos digitales pueden llegar a ser importantes en determinadas controversias.
La intervención notarial ofrece un mecanismo para documentar ciertos hechos con las garantías propias de la fe pública, siempre dentro de las competencias y posibilidades de comprobación del notario.
Como recuerda María Cristina Clemente Buendía, el notariado no se limita a intervenir en operaciones patrimoniales o sucesorias, sino que también desempeña funciones de constatación de hechos.
Conocer estas posibilidades puede ayudar a los ciudadanos a identificar cuándo conviene acudir a una notaría para documentar una situación antes de que cambie o desaparezca la información relevante.
